fbpx
Workshop voor werknemers
Guide

Workshop - Timemanagement

1 None

Timemanagement is een veelgehoorde term op het werk. 

De betekenis van timemanagement is: 

het procesmatig, effectief en efficiënt inplannen van je tijd om zoveel mogelijk te doen te krijgen in zo weinig mogelijk tijd. Door het toepassen van timemanagement voorkom je dat je bedolven wordt onder het werk en de controle verliest over je planning.

Door timemanagement werk je gestructureerd. Dat is niet alleen prettig, maar ook super effectief en efficiënt. Het stelt je in staat je doelen te behalen. Door het planmatige werken heb je meer tijd per taak en werk je ook zorgvuldiger. Timemanagement is de ideale manier om aan het einde van de werkdag met een goed gevoel op huis aan te gaan!

Enter your text here...

TIMEMANAGEMENT TIPS & OEFENINGEN

Je werkdag efficiënt beginnen

J e begint je werkdag met het maken van een to-do lijstje van taken die gedaan moeten worden. Zet het meest belangrijke punt bovenaan. Inventariseer de dag zodat je inzichtelijk krijgt wat je te doen staat. Met dit lijstje houd je het overzichtelijk en rustig in je hoofd. De kans dat je je laat afleiden door onbelangrijkere zaken wordt kleiner.

De slik-die-kikker-methode

Als je ’s morgens je to-do lijstje hebt opgesteld, staan er altijd wel vervelende taken op waar je als een berg tegenop ziet. Je stelt ze uit tot later op de dag. Je zult er dus de hele dag tegenop zien. Helaas kun je er niet omheen, verschuiven is niet mogelijk, het moet vandaag gedaan worden.

Met de Slik-die-kikker-methode pak je die werkzaamheden als eerste aan. Zet ze bovenaan je lijstje. Doe de meest irritante taak als eerste, dan ben je er ook vanaf. Je zult zien dat het afvinken op je to-do lijstje een voldaan gevoel geeft. Je hebt nu ruimte voor de andere punten op je lijstje. De grootste hobbel is genomen.

De pomodoro techniek

De lijst is lang en de dag is kort. Hak de dag in blokken van bijvoorbeeld twee uur. Neem na elk blok een korte pauze. Je zult zien dat met deze techniek, de pomodoro-techniek, je langer gefocust kunt blijven en je tijd efficiënter kunt verdelen.

De naam van de techniek komt van  tomaat , de vertaling voor het Italiaanse woord pomodoro. De bedenker van de techniek was Francisco Cirillo. Het idee achter deze techniek is dat je je kookwekker zet. Na het gaan van de wekker ga je verder met het volgende blok (pomodoro). Zo houd je de regie over je taken en je tijd en zul je merken dat je geen tijd verspild aan andere dingen.

Werken met timemanagement

Sluit je mailbox af

E-mailen en het checken van de mailbox is voor veel mensen een grote tijdverslinder. Zonder dat je het doorhebt check je continue of je nog nieuwe mailtjes hebt waarop je dient te reageren. Iedere keer wanneer je dat doet ben je even afgeleid van de taak waarmee je bezig bent. Tel al deze tijd bij elkaar op en je zult verbazen hoeveel tijd je spendeert aan het checken van je e-mail.

Plan het verwerken van je e-mails daarom in op vaste momenten op de dag. Je zou je inbox bijvoorbeeld kunnen openen wanneer je aan je werkdag begint en hier een half uurtje aan kunnen besteden. Doe dit aan het einde van je dag nog een keer en je kunt de rest van de tijd effectief aan belangrijkere dingen werken.

Stel doelen

Wanneer je in kaart hebt gebracht welke taken je nog af moet werken, kun je ook doelen gaan stellen. Dit kun je bijvoorbeeld per week doen. Wanneer je helder hebt wat je doelen zijn, is het ook makkelijk daar op een effectieve manier naar toe te werken. Goede doelen zijn daarom ook altijd SMART geformuleerd.

SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Om dit te verduidelijken een voorbeeld: voor woensdagmiddag 17.00 wil ik het projectvoorstel voor klant x af en verstuurd hebben. Zorg dat je doelen realistisch zijn, dit voorkomt stress en verhoogt de motivatie.

TIMEMANAGEMENT TOOLS

Er zijn verschillende timemanagement tools die je helpen bij het in de gaten houden van je tijd. Voor de pomodoro-techniek zijn er verschillende apps die fungeren als kookwekker. De Focus Keeper Free voor iOS-toestellen is zo’n app. Je kunt de tijd instellen door te draaien, net als bij een echte kookwekker.

De Tomighty is een desktop timer die speciaal voor de Pomodoro-techniek is ontwikkeld. Je zet hem gemakkelijke in je taakbalk. Gedurende je werk kun je in de gaten houden hoeveel tijd je nog kunt besteden aan een taak in dat blok. Hij werkt ook wanneer je offline werkt.

Pomodone is een programma voor de computer. Hij werkt als timer, maar synchroniseert uit andere tools als Evernote en Trello. Taken die je daarin zet, worden gekoppeld aan PomoDone. Er zijn verschillende tools die je helpen je tijd te managen. Probeer er gewoon een paar uit en kijk welke het beste bij jou past.

Timemanagement tools

TIMEMANAGEMENT TOEPASSEN

Stap 1 – Meten is weten

Je begint met een nulmeting. Hou een week lang al jou werkzaamheden bij en maak hier een overzicht van:

  • Wat doe je allemaal?
  • Hoeveel tijd kost het je?
  • Welke prioriteiten hebben deze taken/werkzaamheden en behoren ze wel of niet tot jouw kerntaken?
  • Hoeveel onderbrekingen (zoals de telefoon, onnodig je e-mail checken, of collega’s die om een praatje verlegen zitten) zitten er zoal in een dag?
  • Welke rustmomenten neem je?

Waarschijnlijk kun je direct al een aantal quick wins identificeren om effectiever aan de slag te gaan. Pas deze direct toe.

Stap 2 – Zwakke plekken

Neem nu de tijd om kritisch naar het overzicht uit stap 1 te kijken. Waar zitten de knelpunten waardoor het tot nu toe niet wilde lukken met het effectief plannen van jouw werkzaamheden? Zit het hem in:

  • Het niet of te laat plannen van jouw taken/werkzaamheden?
  • Te weinig discipline?
  • Slecht kunnen delegeren?
  • Perfectionisme of juist nonchalance?
  • Assertiviteit of geen Nee kunnen zeggen?
  • Communicatie?
  • Te veel taken doen die niet tot jouw kerntaken horen?
  • Te veel onderbrekingen tijdens het uitvoeren van jouw taken?
  • Te weinig rust nemen zodat je al gestrest bent voordat je überhaupt aan een taak begint?

Stap 3 – Plan van aanpak

Creëer nu een plan van aanpak. In dit plan zet je uiteen wat jouw werkzaamheden zijn, hoe je ze het efficiëntst kunt doen en wanneer je ze gaat doen. Je gaat dus structuur in jouw werkzaamheden aanbrengen door ze bewuster te plannen en te organiseren.

Je maakt onderscheid tussen hoofd en bijzaken, én gaat betere prioriteiten en (SMART) doelen stellen.

Let op! Het gaat hier niet om harder te gaan werken, maar om slimmer aan de slag te gaan. Kijk vooral naar de dingen die je kunt delegeren, uitbesteden en automatiseren.

Belangrijk is ook om de zwakke plekken uit stap 3 in het plan van aanpak mee te nemen en hier acties aan te gaan koppelen zodat je ze echt gaat aanpakken.

Zorg ook dat je aan het begin van iedere dag 10 – 15 minuten inplant om de dag en jouw to-do lijst van die dag door te nemen en te plannen.

Stap 4 – Actie!

In stap 3 ga je jouw plan van aanpak ten uitvoer brengen. Begin zo snel als mogelijk. Belangrijk hierbij is dat je het de tijd gunt om te laten werken. Veranderingen kosten nu eenmaal tijd en oude gewoontes heb je niet zomaar uit je systeem.

Stap 5 – Regelmatig onderhoud

Net als een auto heeft time management ook regelmatig onderhoud nodig. Neem minimaal 1 keer per maand de tijd om jouw plan van aanpak onder de loep te nemen en dingen te veranderen waar dit nodig is.

Alleen voor cursisten

Timemanagement

Powered by Thrive Apprentice
Pen
>